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ワークライフバランスの推進・5,000時間超の在宅勤務化・ 6,000時間超の業務削減・4億円超の費用削減を実現する 給与システム・届出システムの構築

スタートアップと神戸市が協働する、国内自治体初の地域課題解決プロジェクト「Urban Innovation KOBE」

ワークライフバランスの推進・5,000時間超の在宅勤務化・ 6,000時間超の業務削減・4億円超の費用削減を実現する 給与システム・届出システムの構築  ~Urban Innovation KOBEによる市役所とスタートアップの協働開発~ アイキャッチ

起業・スタートアップ支援による神戸経済の活性化を目指す神戸市は、先進的なICT技術を持つスタートアップである「株式会社Honeycome」「株式会社モンスター・ラボ」と神戸市内で働きながら子育てできる両立支援拠点を運営する「株式会社ママスクエア」と4者で協働し、教育委員会における職員の給与支給業務の効率化の研究を行いました。

協働研究の成果は次のとおりであり、今後、具体化への調整・協議を進めて行きます。
このプロジェクトは2019年度上期のUrban Innovation KOBEの事業としての取り組みです。

4者でワークライフバランスの推進と業務の効率化の協働研究を行いました。

教育委員会教職員課(左上)
株式会社ママスクエア(右上)
株式会社Honeycome(左下)
株式会社モンスター・ラボ(右下)

1.現状の給与支給業務における課題

 

給与支給に関する従来からの仕事の方法は、職員が紙の書類を提出し、給与支給部署の担当者が届いた紙書類を1枚1枚点検して手当の金額を決定するという、非効率な事務手順になっていました。
また、給与システムで計算した給与データについて、誤りがないか点検する際も、出力したデータをパソコンでエクセルを使って人間が手作業で点検していました。

2.研究の成果物である給与システム・届出システムの主な特長

 

ワークライフバランスの推進

業務の効率化と並行して、ワークライフバランスの推進につながる機能を検討し、実装しました。

 

紙書類の電子申請化

届出から手当の決定までをインターネット上でシステム化し、紙書類であった給与関係の届出を電子申請化して、書類の受付・入力等の業務を削減しました。また、時間と場所を選ばずシステムを操作可能としたことに伴い、届出の提出件数や処理状況をBIツールを活用して可視化しました。

 

RPAやAIを活用した手作業の自動化

手作業で行っていた手当決定作業や給与データの点検について、電子申請化した届出のデータを活用し、ダイレクトにRPAやAIでの処理につなぐことで、業務を自動化しました。

3. 成果物を導入することによる効果

 

ワークライフバランスの推進

在宅勤務化(5,000時間超/年。インターネットを介して操作可能)
ワークシェア機能の導入(業務の中断・他者の引継ぎが可能)
作業画面上へのマニュアル表示(徹底的なマニュアル化)

 

業務効率化

実務に即した機能の実装による業務削減効果(▲6,000時間超/年)
AIとBIツールを活用し、省力化と作業の精度向上を両立

 

費用削減

費用削減効果(▲4億円超/5年)

4.協働研究の概要と成果の内訳

 

手当の決定事務の効率化

協働研究者 株式会社モンスター・ラボ
①通勤手当(2018年度~2019年度)
研究期間 2018年12月~2019年6月
業務削減効果 ▲1,953時間 ※2019年7月4日記者発表済
②住居手当(2020年度)
研究期間 2020年4月~2020年5月
業務削減効果 ▲1,148時間

 

給与システムの刷新

協働研究者 株式会社Honeycome
研究期間 2019年9月~2020年8月
業務削減効果 ▲1,364時間

 

届出システムの構築・ワークライフバランスの推進

協働研究者 株式会社Honeycome、株式会社ママスクエア
研究期間 2019年1月~2020年8月
業務削減効果 ▲1,762時間
在宅勤務化  +5,177時間
費用削減効果
①給与システム  ▲2億3,000万円超
②届出システム  ▲1億8,000万円超
※政令指定都市でのシステム費用の平均金額との比較による。
※効果額はシステムを5年使用した場合の神戸市による試算である。

5.今後のスケジュール

 

システムの今年度中の実戦投入

教職員課とスタートアップでスクラム開発を続け、より完成に近い
システムの試作機を作成、今年度中にテストを兼ねて実戦に投入します。

 

来年度の本格導入に向けた庁内調整

システムと業務に関する調整
情報セキュリティや給与の各規定の細部の確認を行います。

予算化に関する調整
予算化への手続き等の調整を行い、2021年度の予算化を目指します。

調達に関する調整
昨年度に国内初の制度として創設した、Urban Innovation KOBEによって
開発されたアプリやシステムを神戸市が随意契約できる制度を活用して調達を
行うことを予定しており、事業者より審査会に申請を行います。

6.協働研究者の概要

 

株式会社Honeycome

所在地:東京都港区南青山2-2-15 ウィン青山942
代表者:大和 毅(やまと つよし)
設立:2017年8月3日
URL:https://www.honeycome.biz/
事業概要:ITシステムの構築及び運用並びにそれらの受託、インターネットを利用した
各種情報提供サービス及び情報処理サービス、IT、営業、マーケティング、
経営等に関するサポート業務及びコンサルティング業務

 

株式会社モンスター・ラボ

所在地:東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアタワー 4F
代表者:鮄川 宏樹(いながわ ひろき)※「いな」は「さかなへん」に「弗」
設立:2006年2月3日
URL:https://monstar-lab.com/
事業概要:グループ約1,200名、世界15ヵ国26都市のリソースを活用し、デジタルコンサルティング事業・
プロダクト事業(RPAツール、店舗向けオーダーシステム等)を展開

 

株式会社ママスクエア

所在地:東京都港区芝2-22-15 STKビル4階
代表者:藤代 聡(ふじしろ さとし)
設立:2014年12月24日
URL:https://mamasquare.co.jp/
事業概要:託児付ワーキングスペースの運営・展開、コールセンター事業、バックオフィス事業、
マーケティングリサーチ業、保育、託児施設の運営、派遣事業、飲食店の運営その他、コンサルティング事業

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